Hapa ndipo maafisa wako wanapofanyia kazi majalada ya mkopo ndani ya LitFin Intelligence, ya kweli na ya mazoezi: foleni ya kazi, uchambuzi ulioandikwa, ukaguzi wa nyaraka na hatari za kila mkopo. Uamuzi juu ya kila jalada ni wa afisa wako.
Unapofanya mazoezi, skrini ya mwanzo inaonyesha idadi ya majalada ya mazoezi uliyopewa, wastani wa siku hadi uamuzi, mangapi umeidhinisha, yapi yamepita muda ambao taasisi yako inaruhusu, na jumla ya thamani ya mikopo ya mazoezi. Takwimu hubadilika papo hapo jalada linaposonga, kwa hiyo unajua wakati wote kazi iliyobaki.
Majalada ya mazoezi yanakufikia kulingana na bidhaa ya mkopo, ukubwa wa mkopo, tawi lako na kazi ambayo tayari unayo. Juu ya foleni kuna majalada yanayokaribia muda wake wa mwisho, maombi yaliyowekewa alama na majalada yanayosubiri jibu lako, ili ujifunze kuendesha foleni halisi bila jalada lolote kusahaulika.
Mwikila, Mshauri Mkuu wa Kilimo na Fedha wa AI katika LitFin Intelligence, yupo kwenye kila ukurasa wa lango la afisa na anajua uko kwenye jalada gani. Mwombe afupishe ombi, akueleze kwa nini kitu kimewekewa alama, akuandikie ujumbe kwa mwombaji wa jalada la mazoezi, au akutafutie kanuni inayohusika. Anajibu kuhusu jalada lililo mbele yako.
Unaingia kwa akaunti ambayo taasisi yako inakupa. Unachoweza kufungua kinategemea jukumu lako: afisa mdogo, mpitiaji mkuu, meneja wa tawi na afisa wa uzingatiaji kila mmoja anaona majalada na data ya kiwango chake tu.
Bandika majalada unayoyafungua mara nyingi, hifadhi vichujio unavyotumia, na chagua jinsi ya kupata taarifa za mabadiliko: kwa barua pepe, ndani ya programu au kwa SMS. Lango linakumbuka ulivyoliacha, kwa hiyo wakati ujao unaanzia pale ulipoishia.
Tazama majalada yako kama ubao wenye safu kwa kila hatua (mapya, yanayopitiwa, yanayosubiri taarifa, yaliyoidhinishwa, yaliyokataliwa), au kama orodha ya kawaida. Kwenye ubao unakokota jalada la mazoezi kutoka hatua moja hadi nyingine; kwenye orodha unaweza kuhamisha mengi kwa pamoja. Ni mtiririko uleule utakaoutumia kazini.
Kabla hujafungua jalada, Mwikila ameshalisoma mara moja. Kadi yake inaonyesha uwiano muhimu wa kifedha na sentensi moja kuhusu kile ambacho mkopo unategemea. Maombi yenye nyaraka zinazopingana, au jambo lisilo la kawaida, yanawekewa alama ili uyaone kwanza.
Chuja majalada kwa bidhaa ya mkopo, kiasi, tarehe yalipopokelewa, aina ya mkopaji (mtu binafsi, biashara ndogo au kampuni), tawi au afisa, au kwa kadhaa kati ya hivi kwa pamoja. Yapange kwa muda wa mwisho, kiasi cha mkopo au tarehe yalipopokelewa. Kichujio unachotumia mara kwa mara kipe jina, nawe utakikuta wakati ujao.
Kila jalada la mazoezi linaonyesha muda uliobaki, kulingana na muda ambao taasisi yako imeweka wa kushughulikia jalada. Jalada linalokaribia muda wake huwa la njano; lililopitwa na muda huwa jekundu na hupelekwa kwa msimamizi wako moja kwa moja. Jinsi unavyozingatia muda huo inaonekana kwenye takwimu zako, ili uzoee kufanya kazi kwa wakati.
Meneja wa tawi anaweza kuhamisha majalada ya mazoezi kutoka kwa afisa mmoja kwenda kwa mwingine, kuidhinisha kwa pamoja maombi kadhaa yenye hatari ndogo yaliyokwisha kuchunguzwa, au kupeleka jalada gumu kwa mpitiaji mkuu. Kila uhamisho unarekodiwa, na afisa asipokuwepo majalada yake hupewa mtu mwingine moja kwa moja, ili lisibaki jalada lolote bila mwenyewe.
Jalada la mazoezi linafunguka likiwa na sehemu kwa kila hatua ya mapitio: Mapitio ya ofisini (muhtasari na uchambuzi ulioandikwa), Nyaraka (kila kilichopakiwa), Fedha (taarifa za fedha na uwiano), Dhamana (thamani yake na kiasi cha mkopo inachoweza kulipa), Hatari (pale nyaraka zinapopingana, na hatari zenyewe), Ukaguzi (kila kilichofanyika kwenye jalada) na Uamuzi (pendekezo lako na nani anaidhinisha).
Sehemu ya Mapitio ya ofisini ina uchambuzi kamili wa mkopo ulioandikwa na Mwikila: biashara na historia yake, sekta yake, watu wanaoiendesha, mwenendo wa fedha zake, mkopo ni wa nini, na kama biashara inaweza kuulipa. Unaweza kukubali, kubadilisha au kuandika upya sehemu yoyote, na toleo lako linahifadhiwa pamoja na lake, ili mpitiaji wa pili aone yote mawili.
Uchambuzi umepangwa chini ya Tabia, Uwezo, Mtaji, Dhamana na Mazingira, kila moja na ushahidi wake: historia ya CRB na watu wanaomfahamu mkopaji chini ya Tabia, mtiririko wa fedha na DSCR chini ya Uwezo, mchango wa mmiliki na thamani halisi ya biashara chini ya Mtaji, kiasi cha mkopo ambacho dhamana inaweza kulipa na urahisi wa kuiuza chini ya Dhamana, na hali ya soko na kanuni chini ya Mazingira. Kila mstari unakupeleka kwenye waraka ulikosomwa.
Sehemu ya Fedha inakokotoa na kuchora kila uwiano ambao jalada lina takwimu zake: uwiano wa ukwasi, uwiano wa ukwasi wa haraka, deni kwa mtaji, DSCR, uwezo wa kulipa riba, faida ghafi na faida halisi, ROA, ROE na mwenendo wa mtaji wa uendeshaji. Tunapokuwa na kigezo cha kulinganisha kwa sekta ya mkopaji, kinaonyeshwa pamoja na chanzo chake na tarehe kilipochapishwa. Tusipokuwa nacho, inasema hivyo na haionyeshi chochote.
Kwenye sehemu ya Uamuzi unarekodi pendekezo lako (kuidhinisha, kukataa, kupeleka ngazi ya juu, au kuomba taarifa zaidi), na halihifadhiwi bila sababu zako. Unafanya mazoezi ya hatua zote za uidhinishaji: afisa mdogo anapendekeza, afisa mkuu anaidhinisha na meneja wa tawi anasaini. Kila hatua inatiwa saini kidijitali na kuwekewa tarehe, sawa na kumbukumbu ambayo uamuzi halisi unahitaji.
Nyaraka za mazoezi zinakufikia zikiwa zimeshakaguliwa: kitambulisho cha taifa (NIDA), TIN, usajili wa biashara (BRELA), taarifa za fedha na taarifa za benki, ritani za kodi, hati za umiliki, bima, nyaraka za mdhamini, ridhaa ya CRB, vibali, mikataba ya pango, ankara na nyinginezo. Muundo wake, kama zinasomeka, na tarehe za kuisha muda hukaguliwa kabla jalada halijakufikia, ili muda wako uutumie kwenye kile nyaraka zinachosema.
Kila waraka unasomwa, hata kurasa zilizoskaniwa, na taarifa muhimu zinatolewa: majina, tarehe, kiasi na namba za usajili. Zinalinganishwa na kilichoandikwa kwenye ombi, na pale zisipolingana zinawekewa alama: jina kwenye TIN likitofautiana na la kwenye ombi, kwa mfano, au takwimu za taarifa za fedha zisipolingana na jumla za taarifa ya benki.
Fungua kila waraka ndani ya lango lenyewe, bila kupakua chochote. Kuza maandishi madogo, geuza waraka ulioskaniwa ukae sawa, na weka nyaraka mbili sambamba ili ulinganishe takwimu za taarifa za fedha na za taarifa za benki, au picha ya kitambulisho kwenye waraka mmoja na mwingine.
Weka alama kwenye waraka wa mazoezi kama umehakikiwa, una tatizo au umekataliwa, kwa kubofya mara moja. Andika dokezo mahali hasa linapohusika: zungushia takwimu inayotia shaka, au onyesha mahali muhuri unapokosekana. Ukikataa waraka, ombi la kuleta mwingine linaandaliwa kwa ajili yako, ili ujifunze kumweleza mkopaji hasa kinachohitajika.
Kila kitu kinachofanyika kwenye waraka kinarekodiwa: nani aliufungua, lini na kwa muda gani, madokezo gani yaliongezwa na ulipewa hali gani. Kwa hiyo mtu akiuliza baadaye jalada lilishughulikiwa vipi, unaweza kumwonyesha kutoka kwenye kumbukumbu.
Mapato aliyoyaeleza mkopaji kwenye ombi yanalinganishwa na amana zilizo kwenye taarifa za benki, ritani za kodi, mapato kwenye taarifa za fedha na hati za mishahara, kama zipo. Mkopaji akieleza kiasi kimoja cha mauzo ya mwaka na taarifa za benki zikaonyesha fedha kidogo sana zinazoingia, jambo hilo linawekewa alama, pamoja na takwimu zote mbili, tofauti kati yake na waraka ambao kila takwimu imetoka.
Majina, tarehe za kuzaliwa, anwani na namba za usajili zinalinganishwa katika kila waraka wa jalada. Tofauti ndogo zinaonekana (jina lililoandikwa kwa namna mbili, tarakimu mbili zilizobadilishana nafasi, picha zisizofanana), na kila moja inaonyeshwa pamoja na kinachotofautiana, kiko kwenye nyaraka zipi mbili, na nini kingemaliza tofauti hiyo.
Mwikila anatafuta tarehe ambazo haziwezi kuwa kweli zote kwa pamoja: biashara inayosema imekuwepo miaka kumi lakini ilisajiliwa miaka miwili iliyopita, taarifa za fedha zenye tarehe ya baada ya ombi kutumwa, au mauzo yaliyorekodiwa kabla ya mavuno yaliyoyazalisha. Historia za namna hii mara nyingi ni za kubuni, na kila moja inawekewa alama pamoja na nyaraka zinazoonyesha hivyo.
Takwimu za nyaraka mbalimbali zinalinganishwa: faida kwenye taarifa ya mapato isiyolingana na mizania, taarifa ya mtiririko wa fedha inayopingana na kumbukumbu za benki, au gharama zilizo mbali sana na kawaida ya sekta. Pia takwimu zinazoishia kwa sifuri mfululizo zinaangaliwa, kwa sababu zinaweza kuonyesha kwamba kiasi kilikadiriwa badala ya kuhesabiwa.
Alichokueleza mkopaji kinalinganishwa na ripoti ya CRB. Mkopaji akisema hana mikopo mingine na ripoti ikaonyesha mikopo inayoendelea, au salio alilotaja likatofautiana na la CRB, tofauti hiyo inawekewa alama pamoja na takwimu zote mbili na kila moja ilikotoka, na hatua inayofuata inapendekezwa, kuanzia kuomba maelezo hadi kupendekeza ombi likataliwe.
Kwenye majalada ya mazoezi unamwandikia mkopaji wa kuigiza kupitia ujumbe ndani ya lango. Kila ujumbe unasimbwa, unawekewa tarehe na unahifadhiwa pamoja na jalada. Msimamizi wako anaweza kusoma mawasiliano yote, kwa hiyo unajifunza kuandika kwa namna ambayo mtu mwingine anaweza kuifuatilia.
Unapohitaji waraka mwingine au maelezo, unafanya mazoezi ya kuandika ombi kwa kutumia kiolezo kilichoandaliwa: waraka unaokosekana, swali kuhusu takwimu, uthamini mpya wa dhamana, taarifa za mdhamini, na mengineyo. Mkopaji wa kuigiza anapokea orodha wazi ya anachopaswa kutuma, lini, na jinsi ya kujibu.
Mwikila anaweza kukuandalia ujumbe unaotuma mara nyingi: kwamba ombi limepokelewa, kwamba taarifa zaidi zinahitajika, ombi limefikia wapi, masharti ambayo mkopo umeidhinishwa nayo, au kukataliwa pamoja na ushauri wa hatua inayofuata. Anaandika kwa Kiingereza na kwa Kiswahili, nawe unasoma na kurekebisha kila mmoja, ili ujifunze kuandika vizuri kabla ya kufanya hivyo na mteja halisi. Unaweza kuchagua lugha iwe rasmi kiasi gani.
Kila unapobadilisha hali ya jalada, taarifa ya mazoezi inakwenda kwa mkopaji kwa njia aliyochagua: ndani ya programu, kwa barua pepe au kwa SMS. Pia unaona hasa ombi la mazoezi limefikia hatua gani.
Kila kitendo ndani ya lango la afisa kinarekodiwa: kufungua jalada, kuangalia waraka na kwa muda gani, kubadilisha hali, kuongeza dokezo, kutuma ujumbe, kurekodi uamuzi, hata kutafuta. Hakuna anayeweza kuhariri wala kufuta kumbukumbu hizi, na kila moja ina saa, utambulisho wa afisa, anwani ya IP na kikao ilichotoka.
Mapitio yanaendesha ukaguzi ambao taasisi yako inaweka: kiasi kinachoweza kukopeshwa kwa mkopaji mmoja, nyaraka za KYC zilizokwisha muda wake, na taarifa ambazo hazijawasilishwa. Viwango hivyo ni vya taasisi yako, si vyetu, na hakuna mdhibiti aliyeipa LitFin Intelligence idhini yoyote.
Fanya mazoezi ya ripoti ambazo taasisi yako huwasilisha: uainishaji wa mikopo, uwiano wa mikopo chechefu, mikopo kwa kila sekta, na taarifa za mikopo mikubwa. Zinatengenezwa kutoka majalada yako ya mazoezi, kwa violezo vya taasisi yako mwenyewe, ili ujue muundo wake kabla siku ya kweli haijafika.
Imepangwa, lakini haijaanza. Ingefuatilia mienendo inayostahili kuulizwa: idhini zinazotolewa kwa kasi isiyo ya kawaida, mapendekezo ya Mwikila yanayopuuzwa tena na tena, sharti lilelile linalosamehewa mara kwa mara, au majalada mengi yanayoshughulikiwa nje ya saa za kazi. Kila tahadhari ingempelekea afisa wako wa uzingatiaji historia ya jalada, ili udanganyifu kutoka nje na udhaifu wa udhibiti wa ndani viweze kugunduliwa mapema.
Kwa kubofya mara moja unapakua kumbukumbu yote ya jalada kwa mpangilio wa tarehe: ombi, kila waraka, uchambuzi ulioandikwa, sababu za uamuzi, walioidhinisha, masharti na kama yalitimizwa, uhakiki wa utoaji wa fedha, na kumbukumbu kamili za ukaguzi.
Tutumie jalada moja la mkopo ulilokwisha kuliamulia, kisha linganisha tathmini yetu na uamuzi uliofanya. Tutakueleza tunachohitaji kabla hujatuma chochote.