Usomaji
Jinsi tunavyosoma jalada la mkopo wa kilimo, ukurasa kwa ukurasa.
Kusoma jalada ni sehemu ya kwanza kati ya tatu unazoweza kutumia leo. Tathmini, na kumbukumbu inayobaki kwa taasisi yako, zinafuata.
Jalada la mkopo la mkulima mdogo ni chochote ambacho mkulima na kikundi chake walikuwa nacho: taarifa ya benki iliyoskaniwa ikiwa imepinda, daftari lililoandikwa kwa mkono la mazao yaliyopokelewa, stakabadhi ya mzani iliyopigwa picha kwa simu, barua pepe iliyotumwa tena pamoja na viambatisho vyake, au faili lililobanwa ili kurahisisha kutuma.
Ukurasa usiposomeka, tunasema ni upi na kwa nini. Afisa mikopo huangalia hapo kwanza.
Kufungua jalada
Kila faili linafunguliwa ili kuona ni nini hasa, bila kujali jina lake.
Vijijini, jina la faili mara nyingi halisemi kweli: picha iliyohifadhiwa kana kwamba ni jedwali la hesabu, faili ambalo kivinjari kinasema ni la aina isiyojulikana, au ujumbe uliotumwa kutoka kwenye simu bila aina yake kuonyeshwa.
Tunaangalia kilichomo ndani ya faili, bila kufuata jina lake wala aina aliyoitaja mtumaji. Programu inayoamini jina inaweza kurudisha hati tupu kana kwamba imesomwa, na hakuna hatua inayofuata inayoweza kugundua hilo.
Barua pepe iliyotumwa tena husomwa kama hati, pamoja na maandishi yake na kila kiambatisho. Faili lililobanwa hufunguliwa na kila faili lililomo husomwa.
Faili tusiloweza kulisoma kwa sababu ya aina yake linatajwa kwa jina lake na kuhesabiwa. Hakuna ukurasa unaorukwa kimyakimya: husomwa, au hutajwa.
Kurasa zilizopigwa picha
Sehemu kubwa ya jalada la mkopo la mkulima ni picha za karatasi.
Sehemu kubwa ya ushahidi ilichapishwa, ikasainiwa, ikapigwa muhuri, kisha ikapigwa picha, kwa hiyo hakuna maandishi ya kunakili moja kwa moja. Tunasoma picha ya ukurasa wenyewe, na kila neno linabaki mahali lilipo kwenye karatasi.
Kwa kujua kila neno liko wapi kwenye ukurasa, tunaweza kujenga upya majedwali na kupata mihuri.
Majedwali hujengwa upya kutokana na nafasi kati ya maneno.
Safu wima hurejeshwa kutokana na mahali maneno yalipo, na jedwali linalovuka mwisho wa ukurasa huunganishwa kuwa jedwali moja, si nusu mbili ambazo jumla zake hazilingani.
Kila kitu kilicho kwenye ukurasa kinarekodiwa pale kilipo.
Saini, mihuri na lakiri, vichwa vya barua na nembo, maandishi ya mkono, mpangilio wa fomu, ramani na michoro, chati na picha.
Muhuri uliopatikana kwenye ukurasa wa tisa unaweza kunukuliwa, kulinganishwa na ukurasa huo na kuonyeshwa kwa kamati yako. Maelezo kwamba kuna muhuri mahali fulani hayawezi.
Uhalisia wa hati
Hati iliyosomwa bado inahitaji kuthibitishwa.
Hati inaweza kuwa kamili, ikasomeka, na bado ikawa si sahihi, kwa kosa au kwa makusudi. Hakuna kati ya hivyo kinachoonekana kwa programu inayonakili maandishi tu kutoka kwenye ukurasa.
Kwa hiyo kila taarifa inalinganishwa na sehemu nyingine ya hati yake yenyewe, na kisichokubaliana kinaripotiwa. Hatuchapishi ukaguzi huu, isipokuwa ukaguzi wa vitambulisho ulio hapa chini, kwa sababu ileile ambayo mkopeshaji hachapishi taratibu zake za ukaguzi wa ndani: zinafaa tu pale mtu asipoweza kuzitabiri.
Jalada likiwa na vitambulisho vya Kitanzania, tunakagua kuwa kila kimoja kimeundwa inavyotakiwa, na kwamba namba ya usajili, ya cheti au ya leseni ina mpangilio unaotumiwa na mtoaji aliyetajwa.
Kinachorudi ni jambo lililogunduliwa, kwa mfano kwamba takwimu hii, kwenye mstari huu, haikubaliani na sehemu nyingine ya hati. Afisa wako anaweza kulifuatilia kwa mwombaji na kulimaliza. Hatuhitimishi lolote kuhusu mwombaji kutokana nalo, na uamuzi unabaki kwa afisa wako na kamati yako ya mikopo.
Kurasa zisizosomwa
Kila ukurasa tusioweza kuusoma unatajwa.
Kila tunaposoma jalada, tunasema kama limesomwa lote. Kama halikusomwa lote, tunaorodhesha kurasa ambazo hazikuweza kusomwa.
Hati isiyofikiwa ndani ya muda uliopangwa na hati isiyosomeka kabisa ni mambo mawili tofauti. Ukimwambia afisa la pili wakati la kwanza ndilo la kweli, ataanza kutafuta nakala nyingine ya jalada ambalo halikuwa na tatizo.
Jalada linaposomwa sehemu tu, unaambiwa kurasa zipi hazikusomwa, vitu vingapi vilikosekana, vya aina gani, na kwa nini. Sababu hutajwa wazi kila mara, si tu kwamba hitilafu imetokea.
Tathmini iliyojengwa kwa kurasa tisa kati ya arobaini inaweza kuwa thabiti. Inayojionyesha kuwa imejengwa kwa arobaini si thabiti.
Orodha hiyo inamwonyesha afisa wako tathmini imetokana na nini hasa, ili aweze kuchukua hatua.
Lugha
Jalada la lugha mbili husomwa jinsi lilivyofika.
Jalada la kilimo la Tanzania mara nyingi huwa la lugha mbili: barua ya mkopo kwa Kiingereza, azimio la kikundi kwa Kiswahili, hati ya kupokea mzigo iliyoandikwa kwa mkono. Huna haja ya kulibadilisha jalada liwe la lugha moja kabla ya kulituma.
Kifungu tusichoweza kukielewa nacho kinaingia kwenye orodha ya kurasa zisizosomwa, pamoja na kurasa kilipo na sababu.
Kurasa zinazohusiana
- Kile kamati inachosoma
Kinachofuata baada ya kusoma: maswali ambayo jalada linaibua, waraka wa mkopo, na jibu linalorudishwa kwa aliyetuma jalada.
- Kumbukumbu inayobaki kwako
Kumbukumbu ya jinsi jalada lilivyofanyiwa kazi, inayobaki kwa taasisi yako.
- Mambo tusiyoyafanya
Mahali usomaji unapoishia, pamoja na mambo mengine tusiyoyafanya.